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Creating
Partnerships:
Advice For Artists working with municipalities & institutions
Stress and tension can sometimes accompany partnerships between independent artists and large organizations like settlement agencies, cultural institutions or municipalities. While such tensions may not be entirely avoidable, they can be mitigated if both parties clarify their expectations for a project and take time to acknowledge the others’ expectations, restrictions and timelines. Here we offer some tips for artists looking to partner with agencies or municipalities. We have also written tips for agencies and municipalities about how to work successfully with artists. Please note that a lot of this comes down to clear communication and acknowledgment of differences.
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Créer des
Partenariats
Travailler avec les agences et les municipalités:
des conseils pour les artistes
Le stress et la tension surgissent parfois lors des partenariats entre artistes indépendants et de grandes organisations telles que des agences d'établissement, des institutions culturelles ou des municipalités. Malgré le fait que ces tensions ne sont peut-être pas entièrement évitables, elles peuvent être atténuées si les deux parties prenantes clarifient leurs attentes liées à un projet et prennent le temps de tenir compte des attentes, des restrictions et des échéances des autres. Nous proposons ici quelques conseils pour les artistes souhaitant établir un partenariat avec des agences ou des municipalités. Nous avons également des conseils pour les agences et les municipalités qui comptent travailler avec succès avec des artistes. Veuillez noter que tout cela se résume à une communication claire et à la reconnaissance des différences.
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1. Finding organizational partners
Building partnerships from the ground up can take time but is worth the effort. At MABELLEarts, partnerships with non-arts organizations have helped us to meet and engage hundreds of new participants. For Welcome to this Place, we researched organizations whose mandates involved supporting newcomers to Canada. We then reached out to program staff to start a conversation about partnering. When forming a new partnership, it’s important to meet face-to-face with staff. Don’t rely on email alone to make a new partnership work.
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1. Trouver des partenaires organisationnels
Établir des partenariats à partir de rien peut prendre du temps, mais ça en vaut la peine. Chez MABELLEarts, des partenariats avec des organismes non axés sur les arts nous ont aidés à rencontrer et à engager des centaines de nouveaux participants. Dans le cadre de Welcome to this Place, nous avons effectué une recherche d’organismes avec des mandats qui également incluent l’apport de soutien aux nouveaux arrivants au Canada. Nous avons ensuite fait appel à des employés du programme pour qu’ils lancent des conversations au sujet de partenariats. Lorsque vous formez un nouveau partenariat, il est important de rencontrer les gens face à face. Ne comptez pas uniquement sur les courriels pour faire fonctionner un partenariat.
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2. Show and tell
While the power of your artistic process may be entirely evident to you, you will likely have to convince large institutions to share your confidence. We recommend taking the time to phone your contacts at the agencies you’d like to partner with and planning a visit with them, or better yet a sample workshop for their staff or clients. Do advance research on the organization’s mandate and current priorities, and consider how your ideas might be relevant to those. When you do visit, be sure to share photos of your past work and testimonials from people who have participated in your projects. Listen actively to your potential partner organization about what they’re looking for and what their restrictions are. Offer your ideas in relation to their mandate and priorities, and help them make the links between their work and yours. Better yet, if the agency or municipality is willing, offer a sample workshop or art activity for staff or clients to participate in. This will give everyone a really strong sense of what your project has to offer. Finally, don’t be afraid to keep trying even if you don’t get instant buy-in. Bureaucracies can move slowly because their chain of command is long. Maybe there are other people within the agency who you will need to meet and make your pitch to. Or maybe another call from you 6 months down the road will yield results.
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2. Démonstration et présentation
Même si le pouvoir de votre processus artistique peut vous sembler complètement évident, il faudra convaincre de grandes institutions de partager votre confiance. Nous vous recommandons de prendre le temps d’appeler vos contacts dans les agences avec lesquelles vous aimeriez établir un partenariat et de leur rendre visite. Ou, encore mieux, vous pourriez présenter un échantillon d’atelier aux membres du personnel et à leurs clients. Faites votre recherche à l’avance sur le mandat et les priorités de l'organisme et considérez la manière dont vos idées pourraient lui être utiles. Lorsque vous lui rendez visite, assurez-vous de partager des photos de vos projets accomplis et des témoignages de gens qui ont participé à vos activités. Écoutez activement vos partenaires potentiels, surtout lorsqu’ils mentionnent ce qu’ils cherchent et quelles sont leurs restrictions. Offrez-leur des idées liées à leur mandat et à leurs priorités et aidez-les à identifier les liens entre leur travail et le vôtre. Encore mieux, si l’agence ou la municipalité est ouverte à l’idée, présentez un atelier échantillon de votre projet. Cela leur donnera une bonne idée de ce que votre projet a à offrir. Finalement, n’ayez pas peur de continuer à essayer, même si vous n’obtenez pas immédiatement du soutien. Les bureaucraties avancent lentement puisque leur chaîne de commandement est longue. Peut-être qu’il y a d’autres personnes dans l’organisme que vous devrez rencontrer et à qui vous devrez présenter vos idées. Ou, peut-être qu’un coup de fil six mois plus tard produira des résultats.
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3. Outline your potential contributions as well as theirs
It can be very useful to create a document that outlines both your contributions to the project and the contributions you’re looking for. And, as is true when fundraising, it’s important not to underestimate or discount any contributions. Social service agencies and municipalities may not understand everything you do as an artist—from creating promotional materials, to securing workshop supplies, to setting up, to facilitation of activities, to cleaning up after events. Similarly, they may not know what you’re looking for from a partnership with them unless you spell it out. Be sure to list everything you could use support with—from online promotion, to transportation, to storage space, to introductions to front-line workers, to help with permits and other paperwork. Clear communication between you and your potential partners will help you both understand where there are gaps and where there is potential. Offering your own clear list of each party’s contributions will also indicate that you are well-organized and realistic about what it will take to realize your vision. Further down the road, once partnerships have been secured, it will be useful to draft a Memorandum of Understanding (MOU) that outlines each party’s contributions to the project.
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3. Souligner vos contributions potentielles ainsi que les leurs
Il peut être très utile de créer un document décrivant à la fois vos contributions au projet et les contributions que vous recherchez. Et, comme c'est vrai lors d’une collecte de fonds, il est important de ne pas sous-estimer ni d'ignorer les contributions, peu importe leur forme. Il se peut que les agences de services sociaux et les municipalités ne comprennent pas tout ce que vous faites en tant qu'artiste — depuis la création de matériel promotionnel jusqu'à la sécurisation du matériel d'atelier, en passant par la préparation, la facilitation d'activités et le nettoyage après les évènements. De même, ils risquent de ne pas savoir ce que vous cherchez dans un partenariat, à moins que vous ne le précisiez. Assurez-vous de noter tout ce que vous pouvez utiliser comme soutien — promotion en ligne, transport, espace de rangement, présentations aux travailleurs ainsi que de l’aide pour les permis et d’autres documents. Une ligne de communication claire entre vous et vos partenaires potentiels vous aidera à identifier les lacunes et les possibilités. En leur proposant votre propre liste claire des contributions de chaque parti, vous montrerez également que vous êtes bien organisé et réaliste quant à ce qu’il faudra pour concrétiser votre vision. Plus tard, une fois les partenariats établis, il sera utile de rédiger un protocole d’entente qui décrit les contributions de chaque partie au projet.
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4. Recognize different ways of working
As an independent artist or a community arts organization, you can likely alter your plans and process quite quickly based on your intuitive sense of what participants might like or in response to your evolving artistic vision. This is part of the artistic process—trying things, seeing what takes shape and revisioning. Large organizations, however, aren’t nearly so nimble. Your main organizational liaison in a municipality or agency may be someone who requires approval from management and if your project revisions need approval, back and forth communication between all parties may take weeks. Large agencies and municipalities set their budgets, timelines and personnel well in advance because of the time required to communicate with all necessary parties. As much as you can, you need to understand and respect their process and timelines.
Where an artist’s more flexible approach may prove useful, however, is in creatively thinking about how to work with a large institution’s constraints rather than against them. Perhaps, for example, there is too much red tape involved in building a formal partnership. This doesn’t necessarily mean that staff can’t support some of your activities or help you promote your project through their networks (an informal partnership but one that will still benefit your project). Or, maybe staff can’t invite you to host your own workshop, but you can weave your process into one that is already planned, thereby augmenting their program. The key to recognizing different ways of working is to listen to each other and understand each others’ systemic limitations. Try to work cooperatively with your contacts at agencies and municipalities to navigate these.
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4. Reconnaitre différentes manières de travailler
En tant qu'artiste indépendant ou qu’organisme artistique communautaire, vous pouvez modifier vos plans et votre processus sur le vif en vous servant de votre perception intuitive de ce que pourraient aimer les participants, ou en répondant à l’évolution de votre vision artistique. Cela fait partie du processus artistique : essayer des choses, voir ce qui prend forme et réviser le tout. Cependant, les grandes organisations ne sont pas aussi agiles que vous. Votre point de contact principal auprès d’une municipalité ou d’une agence peut nécessiter l’approbation de la direction, et si les modifications apportées à votre projet doivent être approuvées, la communication entre toutes les parties prenantes peut prendre des semaines. Les grandes agences et les municipalités établissent leurs budgets, leurs calendriers et leur personnel bien à l’avance en raison du temps requis pour communiquer avec toutes les parties nécessaires. Vous devez comprendre et respecter autant que possible leur processus et leur horaire.
L’approche plus flexible d’un artiste peut toutefois s’avérer utile lors d’une réflexion créative sur la manière de travailler avec les contraintes d’une grande institution plutôt que contre elles. Peut-être, par exemple, qu'il y a trop de paperasserie impliquée dans l'établissement d'un partenariat formel. Cela ne signifie pas nécessairement que le personnel ne peut pas soutenir certaines de vos activités, ni vous aider à promouvoir votre projet par le biais de leurs réseaux (un partenariat informel, mais qui continuera de profiter à votre projet). Ou bien, le personnel ne pourra peut-être pas vous inviter à animer votre propre atelier, mais vous pourrez intégrer votre processus à un autre atelier déjà planifié, ce qui bonifiera ainsi leur programme. La clé pour reconnaître les différentes manières de travailler des parties prenantes est de s’écouter et de comprendre les limites systémiques de chaque acteur. Essayez de travailler de manière collaborative avec vos contacts dans les agences et les municipalités pour mieux vous y retrouver.
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