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The Art of Hosting 

 

Hosting is at the core of our work at MABELLEarts and we consider it an art form unto itself. We learned much of this from mentor Ruth Howard, the founding artistic director of Jumblies Theatre whose work has influenced community-engaged artists across the country.


Artful hosting is particularly important when you’ve made it a priority to involve traditionally under-served groups in your programming. MABELLEarts national project Welcome to this Place focused on working with a range of artists and organizations across Canada to involve newomers to Canada in arts-based programming in urban parks and public spaces.  There are many groups facing systemic barriers to participation in cultural activities and events and a key part of your job is to help them feel genuinely invited, welcomed and included.  

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L'Art de l'Accueil

 

L’accueil est au cœur de notre œuvre chez MABELLEarts, et nous considérons cela comme une forme d'art. Nous en avons beaucoup appris de notre mentor Ruth Howard, directrice artistique fondatrice du Jumblies Theatre, dont le travail a influencé des artistes communautaires engagés à travers le pays.

L’accueil artistique est particulièrement important lorsque la participation des groupes traditionnellement mal desservis est l’une des priorités de la programmation. Welcome To This Place, le projet pancanadien de MABELLEarts, a collaboré avec divers artistes et organismes au pays afin d'inclure de nouveaux arrivants au Canada dans une programmation axée sur les arts dans les parcs urbains et les lieux publics. De nombreux groupes rencontrent des obstacles systémiques qui influencent leur habileté à participer à des activités et évènements culturels. L'une des tâches clés de votre travail consiste à les aider à se sentir invités, accueillis et inclus.

Voici quelques conseils pour devenir un hôte artistique :

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1.  Make it beautiful and exciting

MABELLEarts strives to weave beauty into every detail - from the art materials we choose to the food we serve and how we set the tables. This attention to detail requires being well-organized and prepared—especially when working in parks and outdoor places that are not necessarily equipped to create beautiful art. Working in parks has often meant creating a beautiful and fully-functional art studio literally from the ground up—a task that takes formidable planning and forethought. Detailed packing lists, workshop plans, an articulated order of events and lots of set-up time are all tools we use to achieve a beautiful outcome. The result is that participants feel they have taken part in and contributed to something worthy of their time and energy.  Here are some key questions we consider when planning a workshop or event:

Materials:

  • Describe the kinds of materials you plan to use.

  • Why have you chosen these materials?

  • How do you anticipate them impacting the process and final product?

  • How much of each material will you require?

Influences and Inspiration:

  • Are there specific cultural or artistic traditions that have helped inspire the idea?

  • Have you compiled any source material to help further articulate the idea or inspire activities?

  • How does your choice of materials impact or support your core idea?

Creation Process and Logistics:

How will new materials and activities be introduced as the process unfolds?

  • How will participants be oriented on how to effectively use the materials?

  • What (if any) safety concerns should be considered?

  • How should the workshop space be set up?

  • What else is needed, i.e.: easels or lapboards? Plastic sheeting for tables?  Smocks?  Brushes? Pastels?  Etc.

  • Can participants take home the work they make?

Collaboration with artists:

  • Will other artists be collaborating with you or advising you on this project?

  • If yes, what role(s) will they play?

Collaboration with Community Members:

  • Will participants focus on creating individual works?

  • What creative role will you play in collaboration with participants?

  • Will the members create individual pieces, a shared piece or a bit of both?

  • Are there any needs or constraints that participants may have that you should consider?

Final Product(s):

  • What will your role and artistic contribution be in shaping the final product?

  • Does the final product have an audience?

  • If yes, where and how will the work be shown/experienced?

  • What role will participants play?

  • -What is next life of object? Disposed? Hung? Anything to consider here?

Documentation

  • What is the most appropriate form of documentation for the project, i.e.: photography, video, audio etc.

  • How can these forms document the process?  The product?

 

“We really absorbed a lot of the details of the celebration: the amount of volunteers and staff it takes to pull things off; the beauty and simplicity of flags, lanterns, sweet grasses; and the deep commitment of the full Mabelle community.”

Melissa Marr / Wonder’neath, Halifax


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1. Embellissez-le et rendez-le excitant

MABELLEarts s’efforce d’imprégner de beauté les moindres détails — que ce soit les matériaux d’art que nous choisissons, les plats que nous servons ou la manière dont nous choisissons de préparer des tables. Cette attention aux détails nécessite un bon sens de l'organisation et de la préparation, surtout lorsqu'on travaille dans des parcs et des espaces extérieurs qui ne sont pas équipés pour la création de belles œuvres d'art. La plupart du temps, travailler dans un parc est synonyme de bâtir un studio d'art complètement fonctionnel à partir de zéro — une tâche qui demande un niveau de planification et de réflexion formidable. Des listes d’emballage détaillées, des plans d'atelier, un ordre du jour détaillé et beaucoup de temps d’installation font partie des outils dont nous nous servons pour obtenir des résultats époustouflants. Cela confère aux participants le sentiment d'avoir participé et contribué à une activité digne de leur temps et de leur énergie. Voici quelques questions clés dont il faut tenir compte lors de la planification d’un atelier ou d’un évènement:

Matériaux:

  • Décrivez les types de matériaux que vous envisagez d'utiliser.

  • Pourquoi avez-vous choisi ces matériaux?

  • Quelle influence prévoyez-vous qu'ils auront sur le processus et le produit final?

  • De quelle quantité de chaque matériel aurez-vous besoin?

Influences et inspiration:

  • Y a-t-il des traditions culturelles ou artistiques particulières qui ont aidé à inspirer l'idée?

  • Avez-vous compilé du matériel source qui vous aidera à articuler l'idée ou à inspirer des activités?

  • Comment votre choix de matériaux affecte-t-il votre idée initiale?

Processus de création et logistique:

  • Comment introduirez-vous de nouveaux matériaux et de nouvelles activités tout au long du processus?

  • Comment les participants seront-ils orientés sur les manières efficaces d'utiliser le matériel?

  • Quelles sont les préoccupations quant à la sécurité dont il faut tenir compte?

  • Comment faut-il aménager l'espace de l'atelier?

  • Que faut-il d’autre? Des chevalets ou des planchettes? Des nappes en plastique pour les tables? Des tabliers? Des pinceaux? Des pastels? Etc.

  • Les participants peuvent-ils rapporter à la maison les œuvres qu’ils ont créés?

Collaboration avec des artistes:

  • Y a-t-il d'autres artistes qui collaboreront avec vous ou qui joueront un rôle de conseiller pour ce projet?

  • Si oui, quel rôle joueront-ils?

Collaboration avec des membres de la communauté:

  • Les participants se concentreront-ils sur la création d'œuvres individuelles?

  • Quel rôle créatif jouerez-vous en collaborant avec les participants?

  • Les membres créeront-ils des œuvres individuelles, une œuvre partagée, ou un mélange des deux?

  • Les participants ont-ils des besoins ou des contraintes dont vous devriez tenir compte?

Produit(s) final(aux):

  • Quel sera votre rôle et quelle sera votre contribution artistique dans la création du produit final?

  • Le produit final aura-t-il un public cible?

  • Si oui, où et comment sera-t-il présenté et rencontré

  • Quel rôle joueront les participants?

  • Quelle sera l'utilité de cet objet dans sa nouvelle vie? Sera-t-il disposé? Accroché sur un mur? Y a-t-il quelque détail dont il faut tenir compte?

Documentation

  • Quelle est la forme de documentation la plus appropriée pour ce projet? Photographie, vidéo, audio, etc.

  • Comment ces outils peuvent-ils documenter le processus et le produit?

« Nous avons vraiment absorbé beaucoup de détails de la célébration : le nombre de bénévoles et d’employés nécessaires pour réussir; la beauté et la simplicité des drapeaux, des lanternes, des herbes douces; et, l’engagement de toute la communauté Mabelle. »

Melissa Marr / Wonder’neath, Halifax

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2. Introduce yourself!

When someone is new to your activity or event, make sure you introduce yourself, get their contact information and welcome them heartily.  At MABELLEarts, community leaders play an important role in welcoming participants—going around to each participant to say hello.  We use this moment of welcoming as a way to gather statistical information (something our funders require) provided our guest is willing to share their name and contact information, which is collected on a standard attendance form and then inputted into a database so we can keep in touch, provided we’ve been given permission to do so.

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Lorsqu’une nouvelle personne se présente à l'une de vos activités, assurez-vous de vous présenter, d’obtenir ses coordonnées et de lui souhaiter la bienvenue. Chez MABELLEarts, les leaders communautaires jouent un rôle important dans l’accueil de participants en s'assurant de tous les saluer. Nous nous servons du moment d’accueil pour collecter des données (dont nos bailleurs de fonds ont besoin) à condition que nos invités acceptent de partager leur nom et leurs coordonnées, que nous inscrivons sur un formulaire de participation standard puis ajoutons à une base de données afin que de pouvoir rester en contact, si nous en avons obtenu la permission.

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3. Improvise

At the end of the day, all the planning and attention to detail will not prepare you for the many unpredictable aspects of making art in parks.  Perhaps over 100 people of all ages show up to a workshop you anticipated 20 adults would attend.  Maybe a local summer camp of 5 to 10 year olds drops by during your seniors painting group. These opportunities invite us to create on the fly - to find the unexpected beauty in the chaos.

“On a blistering hot day we managed to keep a group of 60 folks entertained, hydrated and cool as we journeyed through our neighbourhood. The night before, we dreamed up a misting wagon that would somehow keep everyone cool. Our makeshift version was a bunch of people holding spray bottles, but it had the same delightful effect!”

Natalie James / Spence Neighbourhood Association, Winnipeg

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3. Improviser

Toute la planification et l’attention aux détails du monde ne peuvent vous préparer aux nombreux imprévus de la création artistique dans les parcs. Plus de 100 personnes pourraient se présenter à un atelier pour laquelle vous aviez prévu la venue de seulement 20 adultes. Peut-être qu'un camp de jour local composé d'enfants âgés de 5 à 10 ans viendra vous rendre visite pendant votre activité de peinture pour personnes âgées. Ces opportunités nous invitent à créer sur le vif pour découvrir la beauté inattendue qui se trouve dans le chaos.

« Lors d'une journée très chaude, nous avons réussi à divertir, à hydrater et à tenir au frais un groupe de 60 personnes tandis que nous traversions notre quartier. Nous avions imaginé un genre de wagon de bruine qui garderait tout le monde au frais. Toutefois, notre version improvisée consistait en un groupe de personnes armé de vaporisateurs, mais cela a créé le même effet rafraîchissant! »

Natalie James / Spence Neighbourhood Association, Winnipeg

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